Fattura Elettronica. Sei pronto?

In questo articolo vorrei tentare di fornire le conoscenze di base riguardo alla fatturazione elettronica e come prepararsi al 01/01/2019, data in cui quest’ultima diventerà obbligatoria per tutte le imprese e professionisti.

La fattura elettronica è un documento totalmente digitale, un file in formato xml, quindi dobbiamo iniziare a pensare in digitale, e come tale dobbiamo gestirne la creazione, l’invio, l’archiviazione organizzata, la conservazione a norma per 10 anni (come recita il codice civile), ed infine, dobbiamo essere in grado di riceverne e saperne leggere il contenuto. Direi che è il caso di dimenticarsi della stampa su carta e relativa archiviazione nel solito vecchio faldone.

Il formato xml non si presta alla lettura, è necessario quindi dotarsi di strumenti adeguati per la decodifica, la visualizzazione a video e l’eventuale esportazione in pdf o stampa (per gli affezionati alla carta).

Ora vediamo ciclo attivo e passivo (ovvero rispettivamente produzione ed invio fatture e ricezione fatture).

CICLO ATTIVO

La fattura elettronica deve essere: creata, inviata, gestita e conservata a norma per 10 anni.

A mio avviso, il sistema ideale da adottare è quello che ci consente di soddisfare tutte queste condizioni, in un’unica soluzione.

Per emettere fatture elettroniche è necessario produrre un file in formato xml conforme alla normativa di riferimento. Per fare ciò bisogna avvalersi di un software in grado di compilare idoneamente un file xml. In commercio esistono tantissime soluzioni. Basta guardare un po’ in rete. Oppure ci si può avvalere del servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Ma questo non è sufficiente, ricordiamoci che è opportuno scegliere una soluzione che ci consenta di soddisfare appieno la normativa di riferimento. Un software che crea un file in xml non è sufficiente.

Poi la fattura deve essere inoltrata al Sistema di Interscambio (SdI) che a sua volta la inoltrerà al destinatario individuato tramite gli appositi campi PEC o codice destinatario.

La fattura va anche gestita, ovvero deve essere importata in un sistema gestionale in grado di gestire la contabilità (sia questo di vostra proprietà o di pertinenza del vostro commercialista non importa). Insomma l’xml creato deve agilmente interfacciarsi con qualsivoglia gestionale di contabilità. Questo oltretutto consentirà di archiviare, ricercare e visualizzare le fatture prodotte, nonché registrarle ed inviarle in contabilità.

Infine è obbligatorio inviare la fattura emessa in conservazione (attenzione: conservazione a norma su un server certificato da un ente certificatore, non nel vostro server di backup non idoneo al tipo di conservazione prevista dalla normativa).

Anche qui è possibile avvalersi del servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate oppure acquistare uno spazio di conservazione a norma da uno degli enti certificatori abilitati al servizio.

CICLO PASSIVO

Le fatture elettroniche si riceveranno principalmente attraverso 2 canali: PEC e codice destinatario.

La PEC (acronimo di Posta Elettronica Certificata) la conosciamo tutti ed è obbligatoria per le imprese iscritte alla Camera di Commercio. Benchè nonostante l’obbligo molte imprese abbiano la PEC scaduta, revocata, o attiva e funzionante ma piena e quindi impossibilitata a ricevere messaggi, questo è uno dei canali che il Governo ha stabilito essere idoneo alla ricezione delle fatture elettroniche…Personalmente non credo sia un canale adatto.

L’altro canale, chiaramente più idoneo ad una ricezione sicura, organizzata e professionale, è costituito dal “codice destinatario”. Si tratta di un codice composto da 7 cifre che è possibile richiedere all’Agenzia delle Entrate e che individua la propria anagrafica impresa ai fini iva e fiscali in maniera univoca.

Attraverso il codice destinatario sarà possibile ricevere le fatture elettroniche in maniera organizzata e ricercabile direttamente all’interno di qualsiasi software gestionale, e procedere alla loro registrazione importando automaticamente tutti i dati di ogni singola fattura con un solo click.

Se si è compresa quale sarà la modalità corretta di gestione di ciclo attivo e passivo delle proprie fatture elettroniche, allora non si potrà fare a meno di accettare che tutto ciò porterà con sé maggiori costi di gestione della fatturazione per le imprese. Andiamo a vedere nello specifico di cosa stiamo parlando.

Ogni impresa, in base alle scelte ed alle implementazioni tecnologiche che si proporrà di mettere in atto, avrà un incremento dei costi di gestione della fatturazione che si aggira, per i sistemi più completi e sofisticati intorno ai 100€ /anno, per scendere ad un minimo di 20-25€ / anno per i sistemi più semplici.

Service Lab è a disposizione per fornire tutte le informazioni del caso (gratuitamente). Ovviamente siamo in grado di rispondere ad esigenze di professionisti ed aziende per la gestione della fatturazione elettronica, ciclo attivo e passivo, con sistemi personalizzabili che si interfacciano con qualsiasi gestionale attualmente in commercio, con tariffe estremamente concorrenziali.

Non esitate a contattarci.